Fiche programme Conduire les entretiens annuels

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Objectifs

Au terme de la formation, les participants seront capables de :

– Construire et finaliser des fiches de fonction.
– Utiliser l’entretien annuel comme véritable outil de management.
– Préparer et organiser leurs entretiens.
– Adopter une attitude constructive pour développer la motivation des agents.
– Fixer des objectifs réalistes et mesurables.
– Appliquer les principes de la loi de Mai 2004 sur « la formation tout au long de la vie ».

Objectifs pédagogiques

– Apprendre à construire des fiches de fonction.
– Apprendre une méthode pour structurer et dérouler les entretiens annuels et de professionnalisation.
– Identifier les différentes étapes de la conduite des entretiens et leurs contenus.
– Intégrer les comportements positifs permettant de conduire des entretiens efficaces.
– Apprendre à pratiquer les stratégies de questionnement constructives.
– Apprendre à définir des objectifs de travail et de progrès.
– Apprendre les principes de base de la loi du 4 Mai 2004.

Contenu du module

PHASE 1 : CONSTRUCTIONS DES FICHES DE FONCTION

JOURNEE 1 (en collectif) :

– Intérêts des fiches de fonction pour le collaborateur, le responsable hiérarchique et l’organisation.
– Réflexion sur les expériences vécues par chacun.
– Les différentes parties de la fiche de fonction :
– Les éléments devant y figurer.
– La formulation.
– La rédaction.
– La validation.
– Etudes de cas et élaboration de fiches.
– Transposition à partir d’une fonction de l’hôpital.
– Instructions pour les préparations à effectuer avant les accompagnements individuels.

ACCOMPAGNEMENTS INDIVIDUALISES 1 :

– Clarification des informations recueillies.
– Vérification de la formulation.
– Conseils sur la forme et le contenu.

ACCOMPAGNEMENTS INDIVIDUALISES 2 :

– Finalisation des fiches de fonction avant validation par les Ressources Humaines.

PHASE 2 : CONDUITE DES ENTRETIENS ANNUELS ET PROFESSIONNELS

JOURNEE 1 :

– Avantages des entretiens annuels pour le collaborateur, le responsable hiérarchique et l’organisation.
– Réflexion sur les expériences vécues par chacun.
– Les différentes étapes du processus de réalisation des entretiens :
– Avant, pendant et après.
– La préparation des entretiens :
– L’annonce.
– Le recueil d’informations pour le collaborateur et le responsable hiérarchique.
– L’objectivation des données.
– Les différentes parties de l’entretien :
– L’accueil.
– Le bilan de la période écoulée.
– La reconnaissance.

JOURNEE 2 :

– Les différentes parties de l’entretien (suite) :
– La fixation des objectifs de progrès, de travail.
– Moyens mis à disposition le développement professionnel (loi de Mai 2004).
– Synthèse, utilisation du support, conclusion.
– Les stratégies de questionnement.
– La formulation des objectifs :
– Les objectifs quantitatifs et qualitatifs.
– Les caractéristiques d’un bon objectif.
– Le suivi des entretiens.
– Synthèse et évaluation de la session.

JOURNEE 3 :

– Bilan des entretiens réalisés.
– Rappels de différents points.
– Etude de cas en action de renforcement.
– Le traitement des cas difficiles :
– L’approche comportementale du responsable hiérarchique.
– Mises en situations à partir des cas des participants.
– Synthèse de la formation à travers un jeu pédagogique.
– Elaboration des plans d’actions et de progrès de chacun des participants.

Conclusion

Bilan et enquête de satisfaction